Το ψηφιακό πελατολόγιο είναι από αυτές τις υποχρεώσεις που πολλοί πρατηριούχοι γνωρίζουν «κάπως» — μέχρι την πρώτη διασταύρωση. Ας δούμε τι είναι, ποιους αφορά και πώς τηρείται χωρίς επιπλέον γραφειοκρατία.
Τι είναι το ψηφιακό πελατολόγιο
Είναι το ηλεκτρονικό αρχείο της ΑΑΔΕ στο οποίο το πρατήριο καταχωρεί τους πελάτες του που αγοράζουν καύσιμα με πίστωση ή με ένταλμα/κάρτα — δηλαδή όλες τις πωλήσεις που δεν είναι εξ' ολοκλήρου μετρητής-απόδειξη στον ελεγκτή. Σκοπός του είναι η διασταύρωση των ποσών που δηλώνονται με τα στοιχεία Εισροών–Εκροών και τα παραστατικά που εκδίδονται.
Ποιους αφορά
- Πρατήρια που εξυπηρετούν επαγγελματικά οχήματα, εταιρείες ή δήμους με πίστωση.
- Πρατήρια που εκδίδουν συγκεντρωτικά τιμολόγια στο τέλος του μήνα.
- Επιχειρήσεις με συμβάσεις προμήθειας καυσίμου (fleet, αγροτικό, δημόσια οχήματα).
Τι πάει στραβά στην πράξη
Η κλασική περίπτωση: οι πωλήσεις με πίστωση καταγράφονται σε χειρόγραφο βιβλίο ή σε Excel, τα τιμολόγια εκδίδονται ξεχωριστά, και το πελατολόγιο συμπληρώνεται στο τέλος του μήνα — με διπλή καταχώρηση, λάθη σε ΑΦΜ και αποκλίσεις από το σύστημα Εισροών–Εκροών. Κάθε απόκλιση είναι υποψία για διασταύρωση.
Πώς το καλύπτουμε εμείς
Στο οικοσύστημα S-TEAM Fuel, η πώληση γεννιέται μία φορά: αντλία → ταμείο → ψηφιακό πελατολόγιο → τιμολόγιο → myDATA. Το UpSales τηρεί το πελατολόγιο ως μέρος της ίδιας ροής — η καρτέλα του πελάτη, τα ένταλμα, οι συγκεντρωτικές εκδόσεις και η γέφυρα Εισροών–Εκροών είναι διασυνδεδεμένα, χωρίς διπλή καταχώρηση και χωρίς χειροκίνητες συγκεντρώσεις στο τέλος του μήνα.
Τι να ελέγξετε σήμερα
Αν οι πωλήσεις με πίστωση καταγράφονται κάπου ξεχωριστά από το εμπορικό σας πρόγραμμα, υπάρχει διπλή δουλειά και κίνδυνος απόκλισης. Μιλήστε μαζί μας — θα δούμε πώς δουλεύει σήμερα το πρατήριό σας και αν το πελατολόγιο καλύπτεται αυτόματα από το σύστημά σας.